A regra 80/20 parece ser uma desculpa para não fazer nada: é um truque de produtividade que sempre funciona

Sabe quando você fica tão obcecado por algo que até sonha com isso? Aconteceu comigo com o Chris Evans, quando eu achava que um dia poderia me casar com ele (em parte porque ele é um dos homens mais bonitos do mundo). Também aconteceu quando comecei minhas aulas de cerâmica. 

E agora está acontecendo comigo com a produtividade, porque estou convencida de que, mudando certos aspectos da minha rotina de trabalho em casa, posso ser mais produtiva.

Recentemente, li sobre a vida e a obra de Vilfredo Federico Pareto, o pai do princípio que compartilhamos hoje com vocês, e que eu já experimentei. Ele é o motivo pelo qual estou falando da regra 80/20, usada no mundo dos negócios, mas que pode ser aplicada ao dia a dia para melhorar nossa produtividade.

O que é a regra 80/20?

Também é chamado de princípio de Pareto porque, em 1896, o economista e filósofo Vilfredo Federico Pareto o utilizou pela primeira vez para descrever a distribuição de terras na Itália: 80% das terras pertenciam a 20% da população. Esse padrão se refletia nas plantas de seu jardim, já que 20% delas produziam 80% dos frutos colhidos. 

Trata-se de um princípio de distribuição de lei de potência e, embora não seja uma equação matemática formal, é um fenômeno amplamente observado em diversas áreas, como economia e gestão do tempo, que é o nosso foco hoje.

Assim, a regra 80/20 afirma que, geralmente, 80% dos resultados provêm de 20% das ações. É um pouco como o velho ditado "menos é mais", que é muito útil para concentrar esforços e maximizar a produtividade.

Se você analisar sua lista de tarefas, a ideia é focar nas tarefas que trarão os melhores resultados. Em outras palavras, concentramo-nos nos 20% que terão um impacto de 80%. Isso não significa que o restante desapareça (embora algumas tarefas possam desaparecer se seguirmos a Matriz de Eisenhower), mas sim que priorizaremos as tarefas mais benéficas, e as demais serão adiadas ou eliminadas, dependendo de sua importância.

Princípio de Pareto e a produtividade

Por exemplo, no meu caso, escrever um artigo sobre assuntos da atualidade tem alta prioridade porque é o que terá o maior impacto no veículo de comunicação em que trabalho. Tenho outros tópicos importantes, mas aquele que terá o melhor desempenho é o que está na boca de todos, então concentro minhas horas mais produtivas nele. Depois de concluído, passo para os outros, mas aquele que já me proporcionou 80% do retorno esperado já está finalizado.

Não pense que isso é como trabalhos para preguiçosos. Não é que com 20% de esforço alcancemos 80% dos resultados, porque a regra 80/20 não se refere à quantidade de esforço, mas às consequências e causas. Concentramos nosso esforço em algo específico para alcançar um impacto maior, mas o esforço permanece em 100%; acontece que essa coisa específica (20%) gera 80% dos resultados.

No meu caso, o princípio de Pareto me ajuda principalmente a manter minhas prioridades sempre em ordem. Se eu me concentrar nos 20% mais "úteis", também aumento minha produtividade diária, porque a primeira coisa que faço sempre se traduz em resultados.