Uma amiga me falou sobre a 'regra dos dois minutos': ela aplica no seu tempo livre e melhorou sua produtividade ao trabalhar remotamente

Continuo em busca de dicas de produtividade, como Indiana Jones em busca do Santo Graal em "Indiana Jones e a Última Cruzada" (um daqueles filmes dos anos 80 que ainda assistiríamos hoje em dia). A última dica me foi dada por uma amiga que vem aplicando-a em seu tempo livre há algum tempo e que a ajudou a aumentar sua produtividade. Bem, eu vou te contar: olha, eu sou a amiga...

Não faz muito tempo que adotei essa técnica, mas já notei os resultados, assim como aconteceu com outro truque do Steve Jobs que foca na gestão de energia em vez da gestão do tempo. E a verdade é que, no meu caso, tenho usado não só no trabalho, mas também na minha vida pessoal, e o resultado em ambos os casos tem sido o mesmo: aumento da produtividade.

A regra dos dois minutos vem do método Getting Things Done (GTD, na sigla em inglês), do especialista em produtividade David Allen. Ele afirma que a maioria das tarefas que procrastinamos não são difíceis de fazer; simplesmente evitamos iniciá-las, e elas acabam ficando paradas, inacabadas. 

Portanto, com isso em mente, a regra dos dois minutos é a seguinte: se você pode fazer algo em menos de dois minutos, faça. Não planeje nem adie. Faça assim que a oportunidade surgir. Fácil. Tão fácil, aliás, que às vezes até esquecemos.

Deixe-me dar um exemplo. Você está prestes a começar uma tarefa quando recebe um e-mail. Leva apenas um minuto para responder, mas você decide adiar e adicionar a tarefa à sua lista de afazeres. Esse mesmo momento se repete mais seis vezes ao longo do dia e, quando você está quase terminando, tem uma lista com sete tarefas extras que você está extremamente relutante em realizar.

Se você as tivesse feito assim que surgiram, mesmo que não fossem prioridades, teria terminado com uma lista limpa e organizada. O motivo é que uma tarefa que leva mais tempo pode ser feita em menos tempo. Não é tão complicado quanto você imagina se considerarmos a Lei de Parkinson, que discutimos anteriormente: 

"O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão". Se tivermos uma hora reservada para uma tarefa e subtrairmos um minuto, você acha que não terminará a tempo? Você terminará e ainda terá resolvido aqueles pequenos problemas que inevitavelmente surgem durante o trabalho.

A "regra dos dois minutos" visa evitar a procrastinação e reduzir a sua lista de tarefas, algo que se multiplica quando se trabalha em casa. No meu caso, tem sido especialmente prática para manter a minha casa e o meu espaço de trabalho organizados. A ciência já nos mostrou que a organização é essencial para o trabalho, porque a desordem e a bagunça têm um efeito cumulativo e prejudicial no nosso cérebro.

Deixe-me dar um exemplo: recebo uma carta do banco, que leio. Deixo-a sobre a mesa. Podia tê-la jogado no lixo da cozinha. Levaria 10 segundos para me levantar e reciclá-la. Em vez disso, deixo-a sobre a mesa. E depois dessa carta, outro pedaço de papel. E outro. E outro. E mais e mais, até que a mesa onde trabalho esteja coberta de coisas para fazer que nunca farei.

Tenho certeza de que Marie Kondo adoraria este truque, que eu uso, por exemplo, para manter minha cozinha organizada. Deixe-me explicar. Moro sozinha e tenho pouco tempo, e a última coisa que gosto é de limpar. Se sigo a regra dos dois minutos durante a semana, não sinto que a casa está uma bagunça e, quando termino o trabalho, posso relaxar, tomar uma taça de vinho e ler um livro.

Colocar a caneca de café na lava-louças. Lavar a frigideira depois de grelhar um bife. Guardar a torradeira depois de usá-la. Todas essas tarefas me levam no máximo 30 segundos cada, e se eu as fizer imediatamente, a casa fica mais organizada e eu me sinto menos sobrecarregado com tudo o que tenho que fazer depois do trabalho, então consigo me concentrar melhor no meu trabalho e ser mais produtivo. É simples assim.

Agora é a sua vez de experimentar e ver se funciona para você também.