Como aumentei minha produtividade com este truque que tem mais de 100 anos (mas continua funcionando muito bem)

Tenho um grande problema desde que comecei a trabalhar: em várias situações, simplesmente não consigo impor limites. E não é só na vida profissional, não. Isso já aconteceu comigo em relacionamentos, amizades e até com vizinhos. Parte disso vem da minha dificuldade em dizer “não”, apesar do poder gigantesco dessa palavrinha, e parte vem dessa mania de querer agradar todo mundo.

Por tudo isso, encontrar um truque de produtividade que também me ajudasse a colocar limites no trabalho foi, sinceramente, o achado do mês. O método se chama Ivy Lee, tem cinco passos, foi criado há mais de cem anos, e vou te explicar como colocar isso em prática no seu dia a dia.

O método Ivy Lee é um sistema de organização do tempo composto por cinco passos simples. Justamente por ser tão direto, ele se encaixa facilmente na rotina de quase qualquer trabalho.

James Clear, no livro "Hábitos Atômicos: mudanças pequenas, resultados extraordinários", explica que a melhor parte desse sistema é justamente sua simplicidade. Ele nos força a decidir o que realmente importa antes de começar o dia — o que, na prática, nos ajuda a estabelecer limites e até a saber a hora de parar.

O método nasceu em 1918, quando Ivy Lee, consultor, foi contratado por Charles M. Schwab, presidente da Bethlehem Steel Corporation. Schwab queria melhorar a eficiência dos funcionários e pediu a Lee uma forma clara de aumentar a produtividade da equipe.

Lee respondeu: “Só preciso de 15 minutos com cada funcionário”. Schwab retrucou que não pagaria nada se não visse resultados. Lee pediu que esperasse alguns meses.
Três meses depois, Schwab enviou a ele um cheque de 25 mil dólares — algo equivalente a cerca de 400 mil dólares hoje. Tudo por 15 minutos de trabalho. Se isso não é produtividade, não sei o que seria. E o melhor: mesmo sendo um método centenário, ainda funciona absurdamente bem. Posso confirmar.

A rotina de cinco passos que Ivy Lee passou aos funcionários foi a seguinte:

1. Ao terminar seu dia de trabalho, anote as tarefas mais importantes para o dia seguinte. Lee falava em seis tarefas, mas você pode ajustar conforme sua realidade — só nunca ultrapasse seis.
2. Organize essa lista colocando em primeiro lugar a tarefa mais importante. Isso ajuda a priorizar e até a delegar o que não é essencial (a matriz de Eisenhower ajuda muito aqui). Se não está na lista, simplesmente não entra no seu radar.
3. Na primeira hora do dia, faça a tarefa mais importante. Aproveite seu pico natural de energia — o famoso “relógio biológico”. É um pouco como o método “engula o sapo”, só que aqui você elimina primeiro aquilo que tem maior impacto.
4. Só passe para a próxima tarefa quando terminar a anterior. Se for algo muito extenso, divida em partes menores e avance de uma em uma.
5. Antes de encerrar o expediente, reserve 10 minutos para montar a lista do dia seguinte.

James Clear diz que o método o ajuda a começar o dia com clareza. “Como escritor, posso perder três ou quatro horas debatendo comigo mesmo sobre o que escrever naquele dia. Mas, se decido isso na noite anterior, acordo e começo a produzir imediatamente. É simples — e funciona.”

A grande magia do método está justamente nisso: limitar o que realmente importa. A gente tende a acumular tanta coisa que acaba desenvolvendo uma espécie de “dismorfia de produtividade” — aquela sensação de que nunca fizemos o suficiente, mesmo quando fizemos um monte.

Como diz o próprio Clear:

“Quando você tem ideias demais (ou está sobrecarregado com tudo o que precisa fazer), o melhor é podar. Eliminar tudo que não é absolutamente necessário.”

E é exatamente isso que o método Ivy Lee faz: ajuda a colocar limites no dia a dia,  inclusive nos nossos próprios impulsos de querer fazer tudo ao mesmo tempo.